Hacerlo sin gestoría: dónde preguntar gratis

Nuestra decisión

En Neo Academia hemos decidido no contratar una gestoría: los impuestos, la Seguridad Social y los papeles los llevaremos nosotros. Es legal y muy habitual, y las administraciones ofrecen bastante ayuda gratuita si sabes dónde pedirla. En esta asignatura, cuando haya dudas, te mandaremos a uno de estos servicios.

Qué implica llevarlo nosotros

Tiempo: cuenta con unas pocas horas al mes para ordenar facturas y un día entero cada trimestre para revisar y presentar los modelos. El primer año irá más lento.
Organización: sin un sistema, el trimestre se convierte en una carrera. Necesitamos un programa de facturación, una carpeta ordenada con todas las facturas y un calendario con avisos (lo vemos en el tema de aplicaciones satélite).
Responsabilidad: si nos equivocamos o presentamos tarde, los recargos y las sanciones son nuestros. Ojo: aunque tuviéramos gestoría pasaría lo mismo, porque ante Hacienda el obligado es siempre quien tiene la actividad.

Nuestra rutina

Cada mes

Subir todas las facturas del mes, de ingresos y de gastos, al programa de facturación y guardar una copia en la carpeta de la empresa.
Repasar el banco: cada movimiento debe tener su factura. Si falta alguna, pedirla ya.
Apartar el dinero del IVA y del IRPF (o del Impuesto sobre Sociedades) en una subcuenta. Ese dinero no es nuestro.
Comprobar el cargo de la cuota de autónomos o de los seguros sociales.
Apuntar las dudas en una lista para resolverlas antes de que llegue el trimestre.

Cada trimestre

Cerrar el trimestre en el programa y sacar el resumen de ingresos, gastos e IVA.
Preparar los modelos que nos toquen (sobre todo el 303 del IVA y, si somos autónomos, el 130 del IRPF) con los programas de ayuda de la sede de Hacienda.
Revisar con calma y preguntar las dudas a tiempo, no el último día.
Presentar (o domiciliar el pago unos días antes del final del plazo) y guardar el justificante en la carpeta.

Una vez al año tocan además los resúmenes de enero, la renta y, si somos una sociedad limitada, las cuentas anuales. Los plazos exactos están en el apartado del calendario fiscal.

Dónde preguntar gratis

Agencia Tributaria (Hacienda)

Para cualquier duda de impuestos: IVA, IRPF, Sociedades, facturas o el alta censal.

Asistencia telefónica y cita previa: para resolver dudas por teléfono o en una oficina. Los teléfonos y la cita están en la sede electrónica.
Asistentes virtuales: en la sede hay asistentes que responden preguntas paso a paso. El más útil para nosotros es el asistente virtual de IVA, que te dice si una operación lleva IVA y cuánto, por ejemplo una venta a un cliente de otro país. Hay otros para el censo o las retenciones.
INFORMA: una base de datos con miles de preguntas y respuestas sobre impuestos, ordenadas por temas. Antes de llamar, busca ahí.
Programas de ayuda y formularios: la sede ofrece formularios que hacen las cuentas por ti y avisan de errores frecuentes al rellenar modelos como el 303 o el 130.
Borrador de la renta: cada primavera, Hacienda prepara un borrador con los datos que ya conoce. Hay que revisarlo y añadir los ingresos y gastos de la actividad, pero ahorra mucho trabajo.

Consulta vinculante a la Dirección General de Tributos

Cuando la duda es importante y depende de nuestro caso concreto (por ejemplo, si nuestros cursos podrían estar exentos de IVA), lo mejor es una consulta vinculante.

Además, las respuestas a otras personas se publican y se pueden buscar: muchas veces alguien ya preguntó lo mismo que nosotros.

Para todo lo de cotizar: el alta como autónomo, la cuota, la tarifa plana o la base de cotización.

Import@ss: su portal para hacer trámites por internet (alta y baja de autónomo, cambiar la base, certificados). Los teléfonos de atención están en su web.
Cita previa: para que te atiendan en persona. Los CAISS (Centros de Atención e Información de la Seguridad Social) se ocupan de las prestaciones; las altas y las cuotas las lleva la Tesorería General, que también tiene cita previa.

Puntos de Atención al Emprendedor (PAE)

Los PAE son oficinas públicas o concertadas (en cámaras de comercio, ayuntamientos, asociaciones…) que asesoran gratis a quien empieza y, además, tramitan el alta de autónomo o la constitución de una sociedad limitada por internet mediante el sistema CIRCE, sin tener que ir de ventanilla en ventanilla. Para nosotros pueden hacer el trabajo que normalmente haría una gestoría al montar la empresa.

Cámaras de Comercio, comunidad autónoma y ayuntamiento

Las Cámaras de Comercio asesoran a emprendedores, muchas veces con PAE propio. La comunidad autónoma y el ayuntamiento suelen tener servicios de empleo y emprendimiento con asesoría gratuita, viveros de empresas, ayudas y cursos: busca «emprendimiento» en su web.

SEPE, para el paro

Si alguno de nosotros cobra el paro, el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal) es quien decide si se puede capitalizar (cobrarlo de golpe para invertir) o compatibilizar con el trabajo de autónomo. Pregunta antes de darte de alta: hacerlo en el orden equivocado puede hacerte perder la prestación.