Las obligaciones del día a día

Las facturas

Una factura es el documento que prueba una venta. Como autónomo, debes emitir factura por cada venta, también a particulares (en algunos casos basta una factura simplificada, el antiguo «tique»). Una factura completa debe incluir:

Número de factura, correlativo (sin saltos) y, si quieres, con serie: por ejemplo, 2026-001, 2026-002…
Fecha de emisión.
Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio.
Los datos del cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio (si es empresa o profesional).
Descripción del servicio: por ejemplo, «Curso online de álgebra lineal, acceso de un año».
Base imponible: el precio sin impuestos.
Tipo de IVA y cuota de IVA: por ejemplo, 21 % de 100 €, es decir, 21 €.
Retención de IRPF, si se aplica (solo en ciertas facturas de profesionales a empresas).
Total a pagar.

Ejemplo de cuentas: un curso de 100 € de base más 21 € de IVA hace un total de 121 €. De esos 121 €, los 21 € no son tuyos: los ingresarás a Hacienda en el trimestre.

Los libros registro

Los libros registro son listas ordenadas de tus operaciones. No hace falta que sean libros de papel: una hoja de cálculo o el propio programa de facturación sirven. En estimación directa simplificada, un autónomo de servicios lleva:

Libro de ingresos (o de facturas emitidas): cada factura que haces.
Libro de gastos (o de facturas recibidas): cada factura que pagas para tu actividad.
Libro de bienes de inversión: las compras que duran años, como un ordenador, que se deducen poco a poco mediante la amortización (repartir su coste entre los años de uso).

Guarda todas las facturas, emitidas y recibidas, al menos durante cuatro años, que es el plazo en el que Hacienda puede revisar. Lo cómodo es una carpeta compartida por trimestres.

Las declaraciones periódicas

Cada trimestre (en abril, julio, octubre y enero) se presentan, entre otros:

Modelo 303: liquidación del IVA. Ingresas el IVA que cobraste menos el IVA que pagaste en tus gastos.
Modelo 130: un adelanto del IRPF, del 20 % de tu beneficio acumulado del año. No se presenta si la mayor parte de tus ingresos ya lleva retención.

Y una vez al año, la declaración de la renta y el resumen anual del IVA. El detalle está en el tema de fiscalidad.

Gastos deducibles

Un gasto deducible es un gasto que puedes restar de tus ingresos para calcular el beneficio sobre el que pagas IRPF. Para que lo sea, en general debe:

Estar relacionado con la actividad (servir para ganar ingresos).
Estar justificado con factura a tu nombre y con tu NIF.
Estar registrado en tu libro de gastos.
Estar pagado preferiblemente por banco o tarjeta, para poder demostrarlo.

Ejemplos típicos para nosotros: la cuota de autónomos, el programa de facturación, el alojamiento web y el dominio, las licencias de programas, el ordenador (amortizado), publicidad, cursos de formación relacionados, el teléfono e internet en la parte usada para trabajar.

Trabajar desde casa

Si trabajas en tu vivienda, puedes deducir una parte de los suministros (luz, agua, gas, internet). La regla es: el 30 % de la parte proporcional de la vivienda que dedicas a la actividad, y esa parte debe declararse en el modelo 036. Si eres propietario, además puedes deducir la parte proporcional de gastos como el IBI o la comunidad.

Ejercicio resuelto

Cuánto se deduce de la luz

Un fundador usa como despacho una habitación de 18 m² en un piso de 90 m², y lo ha comunicado en su 036. Paga 75 € de luz al mes. ¿Cuánto puede deducir de cada factura?

Proporción de la vivienda

18 m² entre 90 m² es 0,20, es decir, el 20 % de la casa está dedicado al trabajo.

Aplicar el 30 %

El 30 % de ese 20 % es el 6 %. El 6 % de 75 € son 4,50 €.

Solución

Puede deducir 4,50 € de cada factura de luz de 75 €. Parece poco, pero con luz, agua e internet a lo largo de un año suma varias decenas de euros.

Qué no se puede deducir

Gastos personales: ropa normal, la compra del supermercado, ocio o vacaciones.
Comidas en general. Solo se admiten las de trabajo con condiciones muy concretas (en restaurante, pagadas por medios electrónicos y con límites diarios).
Multas y sanciones, y los recargos por pagar tarde.
Donativos (tienen su propia deducción en la renta, no como gasto).
El coche: en la práctica, Hacienda solo lo admite si se usa en exclusiva para la actividad, cosa muy difícil de probar.
Gastos sin factura o con factura a nombre de otra persona.

Ante la duda, confírmalo con Hacienda antes de deducir (asistencia telefónica, INFORMA o, si es importante, una consulta vinculante): una deducción indebida puede acabar en una sanción.