Empezar con poco
Con dos o tres fundadores, el riesgo no es que falten herramientas, sino que sobren: cinco aplicaciones con avisos, información repartida por todas partes y nadie sabe dónde está el documento bueno. La regla de este apartado:
Las necesidades básicas son cinco: tareas, documentos, comunicación, contraseñas y copias de seguridad.
Gestor de tareas
Un gestor de tareas es una lista compartida de lo que hay que hacer, quién lo hace y para cuándo. Lo más sencillo es un tablero con tres columnas: «Por hacer», «En marcha» y «Hecho». Cada tarea es una tarjeta que se mueve de izquierda a derecha.
- Opciones habituales: Trello, Notion, GitHub Projects (ya usamos GitHub), Linear, Asana.
- Para Neo Academia, GitHub Projects tiene una ventaja: las tareas de la web (un fallo, una app nueva) quedan junto al código. Para las tareas de empresa (abrir la cuenta, preparar el 303 del trimestre), cualquier tablero vale.
- Un buen hábito: una reunión corta semanal para repasar el tablero.
Documentos compartidos
Todo lo importante debe estar en una carpeta compartida, no en el ordenador de un socio: el pacto de socios, la escritura, los contratos, las facturas, los guiones de los cursos…
- Opciones: Google Drive (con Docs y Sheets), Microsoft OneDrive (con Word y Excel), Notion para notas y wikis internas.
- Una estructura sencilla de carpetas: «01 Empresa» (escritura, pacto, alta en Hacienda), «02 Facturas» (por año y trimestre), «03 Contenido», «04 Marketing», «05 Contratos».
- Que la carpeta pertenezca a una cuenta de la empresa (por ejemplo, la del correo profesional), no a la cuenta personal de un socio: si alguien se va, los documentos se quedan.
Comunicación
- Mensajería para lo rápido: Slack, Discord, Microsoft Teams o un grupo de mensajería del móvil. Si usáis el del móvil, al menos un grupo solo de trabajo.
- Correo para lo que deba quedar por escrito con terceros (Hacienda, banco, proveedores).
- Videollamadas: Google Meet, Teams, Zoom o Jitsi; con el plan gratuito suele bastar.
- Regla útil: las decisiones importantes (precios, gastos grandes, un socio nuevo) se apuntan en un documento de «Decisiones», con fecha, aunque se hayan hablado por chat.
Contraseñas compartidas
Una academia tiene muchas cuentas: Vercel, GitHub, la pasarela, el banco, el programa de facturación, el dominio, las redes sociales… Nunca compartáis contraseñas por chat o en una hoja de cálculo.
Además:
- Contraseñas largas y distintas para cada servicio, generadas por el propio gestor.
- Verificación en dos pasos (también llamada 2FA) en todas las cuentas importantes: además de la contraseña, un código de una aplicación del móvil o una llave física. Empezad por el banco, el correo, GitHub, Vercel y la pasarela.
- Cuando sea posible, cada socio con su propio usuario en cada herramienta, en lugar de una cuenta compartida: queda registrado quién hace qué y se puede quitar el acceso a uno sin cambiar todo.
- Guardad los códigos de recuperación de la verificación en dos pasos en el gestor o impresos en un lugar seguro.
Copias de seguridad
Lo que no tiene copia, se puede perder: un ordenador robado, una cuenta bloqueada, un archivo borrado por error. La regla clásica es la 3-2-1:
- 3 copias de los datos importantes,
- en 2 soportes distintos (por ejemplo, la nube y un disco externo),
- con 1 copia fuera de la oficina o de casa.
Para Neo Academia:
| Qué | Dónde está | Copia recomendada |
|---|---|---|
| Código y contenido de la web | GitHub | Una copia descargada del repositorio cada cierto tiempo |
| Vídeos originales | El ordenador de quien los graba | Disco externo y una carpeta en la nube |
| Facturas y documentos | Carpeta compartida y programa de facturación | Exportación trimestral a un disco externo |
| Datos de alumnos (cuando haya usuarios) | La base de datos | Copias automáticas del proveedor y una exportación periódica |
Probad restaurar una copia de vez en cuando: una copia que no se sabe recuperar no sirve.
Qué nos conviene a nosotros
Para empezar, cinco piezas, casi todas gratuitas: un tablero de tareas (GitHub Projects o Trello), una carpeta compartida de la empresa, un canal de chat solo de trabajo, un gestor de contraseñas con caja compartida y verificación en dos pasos, y un disco externo para la copia trimestral. Apuntad en un documento qué usáis y quién administra cada cosa.